Scanarea documentelor – ce este si ce optiuni ai

 

De multe ori trebuie sa trimiti anumite documente, fotografii, carti etc. in format digital si atunci ai nevoie sa scanezi acele tiparituri, pentru a le putea transmite fie prin email, fie pe Whatsapp sau prin alte aplicatii, iar in acest articol iti vom oferi mai multe informatii despre acest subiect.

 

Cand ai un document tiparit pe care trebuie sa-l trimiti, poti sa faci aceasta operatiune fie prin fax, fie prin posta sau sa te deplasezi personal. Dar sunt momente cand trebuie sa trimiti foarte repede documentul, nu ai cum sa ajungi etc., si atunci poti sa utilizezi operatiunea de scanare, simplu si rapid, iar mai jos gasesti informatii despre ce presupune scanarea, cum poti sa procedezi si de ce ai nevoie.

 

Ce este scannarea?

Sunt mai multe tipuri de scanare, dar in acest articol ne vom referi in mod special la cum se scaneaza un document. Dar sa vedem ce inseamna scanare documente?

Este un proces cu ajutorul caruia poti sa transferi imaginea unui document intr-un format digital, folosind anumite aparate sau aplicatii. Cand vorbim despre un document, ne referim la note scrise, fotografii tiparite, carti, acte etc.

Probabil ai accesat carti scanate PDF sau ai primit fotografii mai vechi de la prieteni, dar daca nu stii exact cum poti sa procedezi si tu, citeste, in continuare, acest articol.

Care sunt beneficiile scanarii?

Pentru tine, ca persoana fizica, este mult mai rapid, mai sigur si mai comod sa trimiti documente in format digital, nemaifiind necesar sa te deplasezi pana intr-o anumita locatie, sa cauti un fax sau sa folosesti posta.

Dar sunt si multe firme care utilizeaza aceste metode, deoarece au o serie de beneficii.  

Documentele scanate sunt de mare ajutor, fiind mult mai usor sa dai acces la mai multe persoane prin intermediul calculatoarelor, decat sa faci copii pe care sa le imparti angajatilor. 

De asemenea, se economiseste spatiu, timp si bani, daca in loc de dulapuri unde sa tii hartiile, alegi, atunci cand este posibil, sa le stochezi in format digital. 

In plus, este o solutie de respectare a naturii, de salvare a mediului, deoarece vei utiliza mai putin hartie si cerneala. 

 

Cum se scaneaza?

Sunt mai multe metode pentru scanare documente, cu ajutorul unui aparat numit scaner sau cu o aplicatie scanare, folosind telefonul mobil. Sa vedem cum se foloseste scanerul si cum se scaneaza in acest caz. 

Pe piata ai la dispozitie mai multe tipuri de scanere: plate, ce sunt alimentate cu hartie, acestea putand sa fie integrate si intr-un aparat multifunctional, si cele mobile.

• Modelele plate se aseamana, ca si mod de folosire, cu un copiator, deschizi capacul asezi hartia ce trebuie scanata, ai grija sa o pozitionezi bine, inchizi capacul, dai comanda si astepti sa se realizeze scanarea. 
• La cele cu alimentare cu hartie, poti sa pui documentul in tavita si aparatul il va prelua singur. Se preteaza atunci cand ai de scanat documente care nu sunt prinse intre ele si cantitatea este mare.
• Cele mobile sunt foarte utile mai ales pentru cei care se deplaseaza mult, eventual la domiciliul clientilor, si au nevoie sa faca scanare facturi sau alte documente, sau pentru magazine la inventar, pentru scanare cod de bare.

La alegerea unui astfel de aparat, pe langa tip, trebuie sa mai fi atent si la rezolutie, mai ales daca ai nevoie de o scanare documente foarte curata si clara. Scanerul se poate atasa la un PC si cu un program de scanat performant, vei reusi sa iti digitalizezi arhiva sau sa trimiti acte in format digital. 

In mediul online poti sa gasesti un program scanare documente gratuit, simplu si comod de folosit. 

 

Cum poti scana cu telefonul mobil?

Daca nu ai nevoie zilnic si calitatea nu trebuie sa fie la cote maxime, atunci poti sa faci scanare cu telefonul mobil. Este o varianta foarte comoda si nu mai ai nevoie de investitii suplimentare in aparate, ci doar o aplicatie scanare documente, iar operatiunea este foarte la indemana.

Dar sa vedem cum scanez cu telefonul mobil? In primul rand, ai nevoie de un program scanare sau o aplicatie, si vei gasi mai multe variante in functie de necesitatile tale:

• Google Drive – poate fi folosit pentru scanare documente cu telefonul, de cei care au Android. Este o aplicatie incorporata si se foloseste foarte facil. Se deschide aplicatia, se actioneaza semnul +, se selecteaza functia de scanare, se realizeaza poza si apoi se confirma pe butonul Gata.
• System Note – este un program similar pentru cei care detin iOS. Dupa scanare acesta iti permite sa faci mici editari, sa adaugi mai multe pagini, note personale.
• Adobe Scan – este un program scanare PDF, pe care il poti accesa gratuit, disponibil atat pentru Android, cat si pentru iOS. 
• Microsoft Office Lens – este ceva mai performant, deoarece permite si recunoasterea textului si poti sa salvezi sub PDF, format Word sau Powerpoint. Este pentru Android, iOS, Windows. Face, de asemena, si corectia imaginii scanate din trapez in format dreptunghiular, similar cu foaia scanata de aparate.
• CamScanner – este una dintre cele mai cunoscute aplicatii pentru scanare documente si ai mai multe posibilitati de editare, poti sa inserezi imagini sau schite, sa adaugi note personale. Se poate folosi pe Android, iOS, Windows.

Alte aplicatii de interes

Pe langa aplicatiile de scanat documente, mai sunt si alte aplicatii care te pot interesa. In caz ca salvarea se face in format PDF, dar trebuie sa lucrezi pe acel document si sa mai faci anumite transformari, atunci vei avea nevoie de un program de transformat PDF in Word. 

De asemenea, pentru a recunoaste textul scanat in limba romana, poti sa lucrezi cu un OCR online romana, avand mai multe optiuni. In functie de ce nevoi ai: de editare text, de inserare imagini sau schite, de adaugat sau de scos anumite portiuni etc., poti sa cauti un program de modificat documente scanate pe internet si, cu siguranta, vei gasi o varianta convenabila pentru tine, cele mai multe fiind si gratuite. 

 

Invata sa folosesti telefonul mobil pentru scanare, deoarece, spre deosebire de scanner, il poti utiliza in orice moment, fara prea mari eforturi, fiind ideal pentru urgente. In schimb, daca ai nevoie de calitate si rezolutie foarte buna, dar nu esti grabit, un scanner poate fi mult mai util.