10 secrete Microsoft Word pentru munca la birou

Am modificat articolul ultima data pe: 27.10.20

 

Deseori, competentele necesare pentru angajare sau ca sa poti tine pasul cu cerintele de la birou, includ si cunostinte de Microsoft Word. Daca pana acum ai intampinat probleme, ai ocazia sa te lamuresti in privinta numerotarii paginilor, a modului de realizare a cuprinsului, a aranjarii pe pagina, lizibilitatii sau altor probleme asemanatoare. 

 

De multe ori credem ca suntem utilizatori avansati ai unor programe doar pentru ca ne-am obisnuit cu ele, dar putem avea surprize daca ni se cere sa cream continut de un anumit fel, cu cerinte precise. Asa ca, in paragrafele de mai jos gasesti exact ceea ce ti-ai dat seama ca nu stii despre Word.

Cum sa creezi o pagina de garda

De obicei textele mai lungi au nevoie nu doar de un corp, ci si de o pagina care sa descrie ce se gaseste in document, cine sunt creatorii, cui ii apartine, cand si unde a fost redactat. Cei care au sustinut lucrari in timpul facultatii si la finalul ei stiu ca una dintre provocari era sa creeze o pagina de garda licenta. 

Ca sa fii sigur ca pagina de garda ramane separata de restul lucrarii, din bara de sus a programului navigheaza la tab-ul Page layout, de unde poti sa selectezi Break si, respectiv, Section Break, ceea ce va crea o sectiune aparate, continand doar aceasta pagina. 

 

Cum faci cuprins in Word

Pentru multi, o cerinta care le depaseste abilitatile este aceea de a face un cuprins Word. Mi-a luat multa vreme sa-mi dau seama cum fac un cuprins in word, pentru ca sarind peste tutoriale aveam impresia sa simpla apasare a unei functii va crea, in mod magic, obiectul dorit. Dar nu, ca sa-mi dau seama cum fac cuprins in Word a trebuit sa gresesc de multe ori si sa improvizez, prin scrierea lui ca text. 

Pentru un cuprins automat word trebuie sa folosesti tab-ul References, din bara de sus a programului, in care prima optiune este chiar Table of Contents. Acolo ti se prezinta doua stiluri automate de cuprins sau poti sa optezi pentru setarile manuale. 

Daca urmaresti indicatiile despre cum sa faci cuprins in Word si nu ai ajuns la rezultatul dorit, acest lucru se datoreaza probabil faptului ca formatarea documentului nu este completa sau corespunzatoare. Pentru a introduce in cuprins toate titurile si subtitlurile dorite, este necesar sa folosesti stiluri si Heading-uri, in asa fel incat titlurile de un anumit rang sa fie indexate in cuprins in acelasi fel. Asa vei obtine un cuprins complet si uniform. In functie de cum se numeroteaza paginile in Word, vei avea in dreptul titlurilor cifra sau litera la care le poti gasi.

Cum numerotezi paginile in Word

Asadar, nu-ti este foarte folositor sa stii cum se face cuprinsul in Word daca iti lipseste un element esential, si anume paginatia. Iata cum numerotam paginile in word: din meniul de optiuni, la rubrica inserare selectezi Numar de pagina si ti se vor deschide mai multe variante. Poti sa alegi fie una dintre formele pe care le ai deja la indemana, ceea ce va da documentului o numerotare automata Word, fie incerci sa creezi o numerotare pe placul tau.

Pentru asta trebuie sa deschizi “Format numar” ca sa optezi pentru cifre arabe sau romane sau pentru caractere din alfabet. Apoi poti sa apelezi la optiunea “Pornire la”, care te lasa sa setezi numarul de la care incepe numaratoarea. Mi-a luat destul de putin timp sa-mi dau seama ca felul cum numerotez paginile in Word este diferit de al altora si are un impact asupra aspectului general al documentului.

Numerotarea paginilor in word 2010 se poate face pe fiecare sectiune sau pentru tot documentul. Daca observi ca numerotarea paginilor in word sare peste unele fragmente din document sau este incoerenta, atunci trebuie sa dai clic, in bara de optiuni, pe Header & Footer (Antet si Subsol) si apoi sa selectezi din optiunile incluse “link to previous” ceea ce va da o numerotare unitara sectiunilor. 

 

Cum asezi note de subsol Word

Daca ti-a reusit o numerotare pagini Word, atunci introducerea de note iti va parea mai simpla. Tab-ul din optiuni la care trebuie sa mergi cu cursorul este cel de References, unde vei gasi posibilitatea de a include atat note de subsol, cat si note de final. 

Cand adaugi note de subsol Word, una dintre griji este ca acestea sa respecte alinierea cu textul. Pentru asta, ca si pentru a stabili cum se separa acestea de restul textului, trebuie sa folosesti layout-ul de draft, in locul celui de printare, unde poti sa efectuezi schimbari de acest tip. 

Cum utilizezi clipboard-ul

Ca sa lipesti aceleasi cuvinte sau sa ordonezi mai multe paragrafe intr-o anumita ordine, poti sa folosesti clipboard-ul. Daca textul in Word il folosesti de pe laptop, s-ar putea sa-ti fie mai incomod, pentru ca optiunea de Clipboard iti mananca din spatiul de lucru. Activarea clipboardului se face prin combinatia tasta Windows + V. 

 

Cum securizezi un document

Pentru a proteja un document in afara spatiului in care a fost creat, poti sa folosesti un filigran, sau watermark, prin folosirea optiunii de Design. 

Daca vrei sa te asiguri ca acel document nu va fi deschis sau editat decat de catre tine sau cei care doresc confidentialitatea documentului, atunci poti sa folosesti o parola. Pentru asta folosesti optiunea Fisier, selectand Protejati documentul. Dupa ce ai creat o parola e important sa o retii, pentru ca nu vei gasi optiune de recuperare a ei prin program. 

 

Cum selectezi text

Ca sa nu pierzi textul si sa iti obosesti degetele incercand sa surprinzi portiunile de text care te intereseaza, incearca sa eviti folosirea exclusiva a cursorului si opteaza pentru combinatia Shift + sageata (sus, jos sau lateral), care are acelasi rezultat, dar iti ofera o utilizare comoda si nu-ti va da textul peste cap. Ca sa verifici, de exemplu, o numerotare pagini Word, ar trebui sa parcurgi documentul rapid.

Cand vrei sa efectuezi o transformare a intregului text, este suficient sa selectezi tot documentul prin combinatia Ctrl + A.

 

Cum navighezi rapid

Daca nu te ajuta faptul ca ai cuprins in Word, cel mai rapid mijloc de a naviga prin text este prin folosirea tastelor Ctrl + Alt + una dintre tastele care marcheaza “pagina in sus” sau “pagina in jos”. In felul acesta vei merge de la o pagina la alta, fie la pagina anterioara, fie la cea urmatoare. 

Cum creezi o pagina 

Cel mai simplu mod de a crea o pagina noua in Word, dar in acelasi timp si cel mai ineficient din punctul de vedere al formatarii si a utilizarii timpului, este prin apasarea repetata a tastei Enter. Insa, in felul acesta vei umple o pagina cu paragrafe goale si vei da peste cap o numerotare pagini Word. O modalitate eficienta este insa folosirea combinatiei Ctrl + Enter, care introduce “Page break” si creeaza imediat o pagina noua.

 

Cum stergi o pagina in word

Din tabul Home mergi la caracterul care indica prezenta unui paragraf si activezi, prin apasare, vizibilitatea acestora in textul tau. In felul acesta poti sa selectezi paragrafele care, desi nu sunt vizibile, umplu paginile goale.

Prin stergerea paragrafelor goale vei reduce spatiul la strictul necesar, in asa fel incat paginile fara continut vor disparea de la sine si vei avea o noua numerotare pagini Word. Dupa ce ai efectuat o stergere pagina Word poti sa dezactivezi vizibilitatea semnelor ce marcheaza formatarea textului, pentru vedea cum va arata textul printat.

Mai trebuie mentionat ca atunci cand esti atent la cum se face un cuprins in Word aceste pagini trebuie luate in calcul, pentru ca vor afecta numerotarea. De aceea, un text al carui numar de pagini a fost schimbat va avea nevoie de o actualizare a cuprinsului. 

 

 

 

Aboneaza-te
Anunta despre
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments